Datenschutzerklärung

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle" in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben oder die Sie bei der Registrierung eines Nutzerkontos angeben.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. Zudem verarbeiten wir Inhalte, die Sie in der Anwendung eingeben oder hochladen (z. B. Fotos, Sprachaufnahmen, Protokollinhalte), um die von Ihnen genutzten Funktionen bereitzustellen.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgenden Anbietern:

Externes Hosting (Vercel)

Diese Website wird extern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Das externe Hosting erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Wir setzen folgenden Hoster ein: Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA.

Auftragsverarbeitung: Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Datenbank & Backend (Supabase)

Zur Speicherung der über die Website erfassten Daten (u. a. Nutzerkonten/Authentifizierung sowie von Ihnen erstellte Inhalte wie Vorlagen und Protokolle) und zur Bereitstellung von Backend-Funktionen nutzen wir Supabase (Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513). Die Daten werden in der Region [Serverregion im Supabase-Dashboard prüfen, z. B. EU/Frankfurt] gespeichert.

Vertragspartner ist die Gesellschaft mit Sitz in Singapur. Auch wenn die Daten in der gewählten Region gespeichert werden, kann dabei ein Zugriff aus einem Drittland erfolgen. Für Singapur besteht kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission; die Übermittlung ist über den mit Supabase geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag und die darin enthaltenen Standardvertragsklauseln abgesichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere, effiziente Bereitstellung). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA: supabase.com/legal/dpa). Sofern der Serverstandort außerhalb der EU liegt, ist die Übermittlung durch Standardvertragsklauseln (SCC) abgesichert.

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Yvonne Bender, c/o flexdienst – #22001, Kurt-Schumacher-Straße 74, 67663 Kaiserslautern, Deutschland. E-Mail: admin@voltalog.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Für die von Ihnen in der Anwendung angelegten Inhalte (Protokolle, Vorlagen, Notizen, Aufgaben, Kundenstamm, Termine, Arbeitszeiten) gilt ergänzend: Diese Daten werden für die Dauer Ihres Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach dessen Ende bewahren wir sie für einen Übergangszeitraum von bis zu zwölf Monaten auf, damit Sie versehentlich verlorene Daten zurückerhalten können; anschließend werden sie gelöscht. Wir weisen Sie vor der endgültigen Löschung per E-Mail darauf hin.

Diese Übergangsfrist ist keine Zusage: Verlangen Sie ausdrücklich die Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), löschen wir sie unabhängig davon. Ausgenommen bleiben Rechnungs- und Buchhaltungsdaten, die wir aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Vorgaben bis zu zehn Jahre aufbewahren müssen.

Während der Testphase gilt zusätzlich: Wir löschen Ihr Konto einschließlich aller darin gespeicherten Inhalte (Protokolle, Vorlagen, Aufgaben, Notizen, Kundenstamm, Termine, Arbeitszeiten), wenn Sie sich drei Monate lang nicht angemeldet haben. Vierzehn Tage vor der Löschung informieren wir Sie per E-Mail an die hinterlegte Adresse. Melden Sie sich in diesem Zeitraum an, beginnt die Frist von Neuem. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, nicht mehr benötigte Daten nicht länger vorzuhalten als nötig (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).

Bitte beachten Sie: Bei Abschluss eines Protokolls wird dieses zusätzlich als PDF auf Ihrem Gerät gespeichert. Diese Kopie liegt allein in Ihrer Verantwortung und ist von einer Löschung bei uns nicht betroffen. Wir empfehlen, benötigte Unterlagen vor Vertragsende zusätzlich zu sichern.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind, wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter.

Die von uns eingesetzten Dienstleister sind in dieser Erklärung jeweils einzeln benannt: Vercel (Hosting und Reichweitenmessung), Supabase (Datenbank und Anmeldung), Anthropic und OpenAI (Sprach- und Bildfunktionen), Resend (E-Mail-Versand), Upstash (Schutz vor Überlastung) und Sentry (Fehler-Monitoring). Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung; sie sind darin auf Datenschutzpflichten verpflichtet, die den unseren gleichwertig sind, und dürfen die Daten ausschließlich zur Erbringung der jeweiligen Leistung verwenden.

Auftragsverarbeitung für Geschäftskunden

Wenn Sie unsere Anwendung geschäftlich nutzen und dabei personenbezogene Daten Dritter verarbeiten – etwa Namen oder Anschriften Ihrer eigenen Kundinnen und Kunden in einem Protokoll –, sind Sie für diese Daten datenschutzrechtlich verantwortlich. Wir verarbeiten sie ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen.

Für dieses Verhältnis gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Er ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen und kommt mit dem Nutzungsvertrag zustande – Sie müssen ihn nicht gesondert anfordern. Sie können ihn jederzeit unter „Auftragsverarbeitung“ einsehen und über die Druckfunktion Ihres Browsers speichern. Darin sind auch die von uns eingesetzten Unterauftragsverarbeiter aufgeführt; über Änderungen informieren wir Sie vorab.

Die Zwecke und Mittel der Verarbeitung Ihrer Inhalte legen Sie fest. Wir stellen die technische Verarbeitung bereit – Speicherung, Anzeige, Erzeugung von PDF-Dateien und den Versand per E-Mail – und werten die Inhalte darüber hinaus nicht aus.

Ansprechpartner in Datenschutzfragen

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die im Impressum genannte Kontaktadresse. Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen: Die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und des § 38 BDSG liegen nicht vor, da weder eine umfangreiche Überwachung noch eine umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien stattfindet und nicht mindestens zwanzig Personen ständig mit der Verarbeitung beschäftigt sind.

Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Kommt es zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, melden wir dies der zuständigen Aufsichtsbehörde, soweit die Voraussetzungen des Art. 33 DSGVO vorliegen. Ist mit einem hohen Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten zu rechnen, benachrichtigen wir zusätzlich Sie selbst (Art. 34 DSGVO).

Nutzen Sie die Anwendung geschäftlich und verarbeiten dabei Daten Ihrer eigenen Kundinnen und Kunden, informieren wir Sie unverzüglich, damit Sie Ihren eigenen Meldepflichten nachkommen können. Näheres regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

Sie müssen dafür nicht auf uns warten: In Ihrem Profil können Sie Ihre Inhalte – Kundenstamm, Protokolle, Vorlagen, Notizen, Aufgaben und Arbeitszeiten – jederzeit selbst als CSV- bzw. JSON-Datei herunterladen.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen.

Cookies

Unsere Internetseiten verwenden so genannte „Cookies". Cookies sind kleine Datenpakete und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert.

Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs, zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z. B. zur Anmeldung/Authentifizierung) erforderlich sind (notwendige Cookies), werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Sofern eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG); die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Registrierung auf dieser Website

Sie können auf unserer Website ein Nutzerkonto anlegen. Die dabei eingegebenen Daten verwenden wir zur Bereitstellung und Verwaltung des Kontos sowie zur Erfüllung des Nutzungsvertrags. Verarbeitet werden insbesondere: E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt/gehasht gespeichert) sowie im Rahmen der Registrierung angegebene Daten (z. B. Name, Land, Berufsgruppe) sowie die freiwillige Angabe, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind. Die Verwaltung der Konten und die Authentifizierung erfolgt über unseren Dienstleister Supabase (siehe Abschnitt „Datenbank & Backend").

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags). Soweit Sie in Marketing-Kommunikation eingewilligt haben, erfolgt deren Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Die Daten werden gespeichert, solange das Nutzerkonto besteht. Nach Löschung des Kontos werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Warteliste für den Frühzugang

Während der Testphase sind einzelne Funktionen abgeschaltet (siehe „Einsatz von Künstlicher Intelligenz"). Sie können sich für deren Freischaltung vormerken lassen. Verarbeitet werden dabei die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt Ihrer Eintragung; die Adresse ist mit der bei der Registrierung angegebenen vorbelegt und von Ihnen änderbar.

Zweck ist ausschließlich, Sie zu benachrichtigen, sobald die Funktionen für Ihr Konto zur Verfügung stehen, und die Freischaltung vorzunehmen. Eine Nutzung für Werbung findet nicht statt; dafür bräuchten wir Ihre gesonderte Einwilligung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Eintragung). Sie können die Eintragung jederzeit widerrufen, indem Sie uns über das Kontaktformular schreiben; wir löschen Ihren Eintrag dann. Andernfalls löschen wir ihn, sobald die Freischaltung erfolgt ist oder feststeht, dass sie nicht erfolgen wird.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Für den technischen Versand der E-Mails nutzen wir den Dienst Resend (siehe Abschnitt „E-Mail-Versand"). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (sofern vertragsbezogen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder Ihrer Einwilligung.

Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (sofern vertragsbezogen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder Ihre Einwilligung.

E-Mail-Versand (Resend)

Für den Versand von E-Mails (u. a. aus dem Kontaktformular sowie systemseitige/transaktionale E-Mails) nutzen wir Resend (Resend, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA, USA). Dabei werden die für den Versand erforderlichen Daten (z. B. E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Es findet eine Datenübermittlung in die USA statt, die durch Standardvertragsklauseln (SCC) abgesichert ist; ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor.

Nutzungsstatistik

Um zu verstehen, welche Funktionen genutzt werden und wo es hakt, erfassen wir einzelne Ereignisse innerhalb der Anwendung – etwa dass eine Tabelle hinzugefügt oder eine Spracheingabe gestartet wurde. Gespeichert werden dabei die Bezeichnung des Ereignisses, Ihre Nutzerkennung und der Zeitpunkt.

Die Inhalte Ihrer Protokolle, Vorlagen, Notizen und Aufgaben werden dabei nicht erfasst. Die Auswertung erfolgt zusammengefasst über alle Nutzer; ein Rückschluss auf einzelne Personen ist für den Zweck nicht erforderlich und findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Anwendung bedarfsgerecht weiterzuentwickeln und Fehlfunktionen zu erkennen. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Schutz vor Überlastung und Missbrauch (Upstash)

Zum Schutz vor automatisierten Massenzugriffen begrenzen wir die Zahl der Anfragen pro Nutzer und Zeitraum („Rate-Limiting"). Hierfür setzen wir einen Speicherdienst der Upstash, Inc., USA, ein. Verarbeitet werden dabei Ihre IP-Adresse bzw. Ihre Nutzerkennung sowie Zeitstempel der Anfragen; Inhalte Ihrer Protokolle, Vorlagen, Notizen oder Aufgaben werden nicht übermittelt.

Die Daten werden nur kurzzeitig vorgehalten und automatisch verworfen, sobald der jeweilige Zeitraum abgelaufen ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unsere Systeme vor Überlastung und missbräuchlicher Nutzung zu schützen.

Fehler- und Stabilitäts-Monitoring (Sentry)

Zur Erkennung, Analyse und Behebung technischer Fehler sowie zur Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit unserer Anwendung nutzen wir Sentry, einen Dienst der Functional Software, Inc. dba Sentry, 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA. Bei einem Fehler werden technische Informationen an Sentry übermittelt, z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite/URL, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Fehler-/Diagnosedaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen und fehlerfreien Betrieb). Es findet eine Datenübermittlung in die USA statt, abgesichert durch Standardvertragsklauseln (SCC); ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor.

Arbeitszeiterfassung

In der Anwendung lassen sich Arbeitszeiten erfassen. Gespeichert werden dabei ausschließlich das Datum, der Beginn, das Ende und die Dauer der Pause – also die Angaben, die § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes für die Aufzeichnung vorsieht. Weitere Angaben, etwa Gründe für Abwesenheiten, erheben wir nicht; Felder dafür gibt es nicht.

Die Daten liegen in Ihrem Konto und sind nur für Sie sichtbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags); erfassen Sie damit Zeiten Ihrer Beschäftigten, handeln wir insoweit als Auftragsverarbeiter (siehe „Auftragsverarbeitung für Geschäftskunden").

Die Aufzeichnungspflicht und die zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG treffen Sie als Arbeitgeber. Wir speichern die Einträge, solange Ihr Konto besteht; mit der Löschung des Kontos werden auch sie gelöscht.

Terminkalender

In der Anwendung lässt sich ein Terminkalender führen. Gespeichert werden das Datum, auf Wunsch eine Uhrzeit, der Name des Kunden, zu dem der Termin gehört, eine kurze Notiz sowie – falls Sie eine auswählen – die Bezeichnung der für diesen Termin geplanten Protokoll-Vorlage. Den Kunden können Sie aus Ihrem Kundenstamm wählen oder nur für diesen einen Termin eintragen; im zweiten Fall wird er nicht in den Kundenstamm aufgenommen.

Der Name des Kunden wird zusätzlich als Text im Termin und in einer damit verknüpften Notiz gespeichert. Das geschieht, damit ein Termin oder eine Notiz zuordenbar bleibt, wenn Sie den Kunden später aus dem Kundenstamm löschen – ohne diese Angabe stünde dort ein Eintrag ohne erkennbaren Bezug. Löschen Sie den Termin oder die Notiz, wird auch diese Angabe gelöscht.

Die Einträge liegen in Ihrem Konto und sind nur für Sie sichtbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags); soweit die Termine Daten Ihrer Kunden enthalten, verarbeiten wir diese in Ihrem Auftrag (siehe „Auftragsverarbeitung für Geschäftskunden"). Wir speichern sie, solange Ihr Konto besteht; mit der Löschung des Kontos werden auch sie gelöscht.

Einladungen an Bekannte

In der App lässt sich eine vorbereitete Empfehlungsnachricht erzeugen und über die eigenen Anwendungen weitergeben – etwa über WhatsApp, über die Teilen-Funktion des Geräts oder durch Kopieren des Textes.

Wir versenden Einladungen nicht selbst. Die Nachricht geht ausschließlich aus der von Ihnen gewählten Anwendung heraus und damit unter Ihrem Namen. Kontaktdaten der eingeladenen Person werden in Voltalog weder eingegeben noch übertragen oder gespeichert; wen Sie einladen, erfahren wir nicht. Für die Verarbeitung innerhalb der von Ihnen genutzten Anwendung ist deren Anbieter verantwortlich.

Der in der Nachricht enthaltene Link führt auf eine eigene Seite unseres Angebots. Deren Aufrufe werden – wie alle anderen Seiten auch – im Rahmen der Reichweitenmessung gezählt (siehe dort); ein Bezug zu Ihrem Konto oder zur eingeladenen Person entsteht dabei nicht.

Speicherung auf Ihrem Gerät (Offline-Nutzung)

Damit die Anwendung auch ohne Internetverbindung nutzbar bleibt, legt sie Daten im Speicher Ihres Browsers ab. Das betrifft drei Dinge: die Seiten und Programmdateien der Anwendung selbst, damit sie im Funkloch überhaupt startet; eine Kopie der zuletzt geladenen Listen – Kunden, Protokolle, Vorlagen, Notizen, Aufgaben, Termine und Arbeitszeiten –, damit Sie diese ohne Verbindung ansehen können; sowie Angaben zu Ihrer Anmeldung und einzelne Einstellungen der Oberfläche.

Diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht. Sie werden von uns weder ausgelesen noch ausgewertet; wir erfahren nicht, was dort liegt. Ohne Verbindung ist die Anwendung ausschließlich zum Lesen nutzbar – Änderungen sind erst wieder möglich, wenn eine Verbindung besteht.

Die Speicherung ist unbedingt erforderlich, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen; eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist deshalb nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Verarbeitung der darin enthaltenen personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Beim Abmelden werden die lokale Kopie und die gespeicherten Seiten gelöscht. Unabhängig davon können Sie den Speicher Ihres Browsers jederzeit selbst leeren; die Anwendung funktioniert danach unverändert, lädt die Daten aber neu.

Reichweitenmessung (Vercel Web Analytics)

Um zu erkennen, wie unser Angebot genutzt wird und welche Seiten aufgerufen werden, setzen wir Vercel Web Analytics ein, einen Dienst der Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA – desselben Anbieters, der auch das Hosting erbringt (siehe „Externes Hosting").

Erfasst werden dabei die aufgerufene Seite, der Zeitpunkt, die verweisende Seite, das Land sowie Angaben zu Browser, Betriebssystem und Gerätetyp. Aus IP-Adresse und Browserangaben wird für die Dauer eines Tages eine nicht rückrechenbare Prüfsumme gebildet, um wiederholte Aufrufe derselben Person an einem Tag nicht doppelt zu zählen; die IP-Adresse selbst wird dabei nicht gespeichert. Eine seitenübergreifende Wiedererkennung über den Tag hinaus findet nicht statt.

Es werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen; eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist deshalb nicht erforderlich. Die Auswertung erfolgt ausschließlich in zusammengefasster Form; ein Personenbezug wird von uns nicht hergestellt, und die Daten werden nicht mit Ihrem Nutzerkonto oder mit Inhalten Ihrer Protokolle, Vorlagen, Notizen oder Aufgaben zusammengeführt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; wir haben ein berechtigtes Interesse daran zu verstehen, wie unser Angebot genutzt wird, um es verbessern und technisch angemessen betreiben zu können. Es findet eine Datenübermittlung in die USA statt, abgesichert durch Standardvertragsklauseln (SCC); ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor.

Sie können die Erfassung verhindern, indem Sie in Ihrem Browser eine Funktion zum Blockieren von Analyse-Skripten aktivieren, oder der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen (Kontaktdaten siehe oben).

Spracheingabe in Notizen und Aufgaben

Auch diese Funktion ist während der laufenden Testphase abgeschaltet; die nachfolgend beschriebene Verarbeitung findet dann nicht statt.

In den Bereichen „Notizen" und „Aufgaben" können Sie Text diktieren. Die Aufnahme wird dabei – wie beim Ausfüllen von Protokollen – zur Umwandlung in Text an OpenAI übermittelt (siehe „Einsatz von Künstlicher Intelligenz"). Eine inhaltliche Auswertung des Textes findet in diesen Bereichen nicht statt; übernommen wird ausschließlich das gesprochene Wort.

Bis zum 12. September 2026 nutzten wir hierfür die Spracherkennung des Browsers (Web Speech API); dabei ging die Aufnahme an den Anbieter des jeweiligen Browsers. Diese Verarbeitung findet nicht mehr statt.

Die Nutzung ist freiwillig und erfolgt nur, wenn Sie die Aufnahme aktiv starten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Nutzung der Funktion). Bitte diktieren Sie keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten; Sie können den Text stattdessen eintippen.

Der Umfang der Spracheingabe ist je Kalendermonat begrenzt. Ist das Kontingent erschöpft, steht die Texteingabe unverändert zur Verfügung.

Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Während der laufenden Testphase sind die KI-gestützten Funktionen – Spracheingabe in Protokollen, Notizen und Aufgaben sowie die Formularerkennung aus Fotos – für neu angelegte Konten abgeschaltet. Solange sie abgeschaltet sind, findet die nachfolgend beschriebene Übermittlung an die genannten Anbieter für Ihr Konto nicht statt. Sie werden erst freigeschaltet, wenn Sie sich dafür eintragen (siehe „Warteliste für den Frühzugang").

Zur Bereitstellung bestimmter Funktionen setzen wir KI-Dienste ein: Anthropic (Claude) – Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA; OpenAI (u. a. Whisper zur Sprach-Transkription) – OpenAI OpCo, LLC, 1455 Third Street, San Francisco, CA 94158, USA.

Die Umwandlung Ihrer Aufnahme in Text und die anschließende Auswertung führen wir über OpenAI aus. Wir haben mehrere günstigere Anbieter geprüft und uns bewusst gegen sie entschieden, weil deren Bedingungen eine Nutzung der Aufnahmen zu Trainingszwecken vorsehen oder zulassen.

Je nach genutzter Funktion werden dabei folgende Inhalte an diese Anbieter übermittelt und verarbeitet:

• Sprach-/Audioaufnahmen aus allen Bereichen der Anwendung – Protokolle, Notizen und Aufgaben – zur Umwandlung in Text; bei Protokollen zusätzlich zur Zuordnung des Gesagten zu den passenden Feldern,
• Text- und Protokollinhalte, soweit sie bei der Auswertung Ihrer Spracheingaben anfallen,
• Bilder von Formularen, die Sie beim Anlegen einer Vorlage hochladen (Funktion „Komplexe Tabelle"). Übermittelt wird das von Ihnen ausgewählte Bild; ausgewertet wird ausschließlich der Aufbau der abgebildeten Tabelle. Das Bild wird von uns nicht gespeichert, sondern nur für diese eine Auswertung verarbeitet.

Diese Inhalte können personenbezogene Daten enthalten. Bitte laden Sie keine Inhalte hoch bzw. geben Sie keine Daten ein, die Sie nicht verarbeiten lassen möchten. Fotografieren Sie für die Vorlagen-Erkennung nach Möglichkeit nur die leere Tabelle und keine bereits ausgefüllten Formulare.

Die KI-Funktionen sind Hilfsmittel: Sie übertragen Ihre Spracheingabe in Text und ordnen sie den passenden Feldern zu. Sie treffen keine Bewertung darüber, ob eine Prüfung bestanden ist, und ersetzen Ihre fachliche Beurteilung nicht. Die Ergebnisse sind Vorschläge, die Sie vor dem Abschluss eines Protokolls prüfen und bei Bedarf korrigieren.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erbringung der von Ihnen angeforderten Funktion auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir nutzen die API-Dienste der Anbieter (nicht deren Endkunden-/Consumer-Produkte); nach deren API-Bedingungen werden übermittelte Daten nicht zum Training der Modelle verwendet. Mit den Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (DPA). Es findet eine Datenübermittlung in die USA statt, abgesichert durch Standardvertragsklauseln (SCC). Die Übermittlung erfolgt anlassbezogen (nur bei Nutzung der jeweiligen Funktion).