Allgemeine Geschäftsbedingungen

An wen sich das Angebot richtet

Die Anwendung richtet sich an Gewerbetreibende, Handwerksbetriebe, freiberuflich Tätige und Unternehmen, die sie im Rahmen ihrer beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit einsetzen. Eine Nutzung durch Verbraucherinnen und Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist nicht vorgesehen.

Mit der Registrierung bestätigen Sie, dass Sie die Anwendung zu diesen Zwecken nutzen.

Zustandekommen des Vertrags

Die Darstellung der Anwendung stellt kein bindendes Angebot dar. Mit dem Absenden des Registrierungsformulars geben Sie ein Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrags ab. Der Vertrag kommt zustande, sobald wir Ihren Zugang freischalten und Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben.

Wir sind nicht verpflichtet, ein Nutzungsverhältnis zu begründen. Eine Registrierung kann ohne Angabe von Gründen abgelehnt werden.

Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses abrufbaren Bedingungen in der jeweils bezeichneten Fassung. Den Stand finden Sie am Ende dieser Seite.

Zulässige Nutzung

Die Anwendung stellt Werkzeuge bereit, mit denen Sie eigene Vorlagen und Protokolle frei gestalten und ausfüllen können. Welche Inhalte Sie dabei erfassen, entscheiden Sie selbst und in eigener Verantwortung.

Sie verpflichten sich, keine Inhalte einzugeben, hochzuladen oder zu versenden, die gegen geltendes Recht verstoßen, Rechte Dritter verletzen – insbesondere Urheber-, Marken- oder Persönlichkeitsrechte – oder beleidigenden, verleumderischen, jugendgefährdenden oder sonst rechtswidrigen Charakter haben.

Keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten

Sie dürfen in der Anwendung keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO erfassen. Dazu zählen insbesondere Angaben über Gesundheit, rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische und biometrische Daten sowie Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.

Ebenso wenig dürfen Sie Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (Art. 10 DSGVO) erfassen. Für die Erstellung von Protokollen sind solche Angaben nicht erforderlich.

Verantwortung für Inhalte und Prüfergebnisse

Wir stellen die Software bereit und sind dafür verantwortlich, dass sie die beschriebenen Funktionen erfüllt. Für die inhaltliche Richtigkeit, die fachliche Angemessenheit und die rechtliche Tauglichkeit der von Ihnen erstellten Dokumente sind ausschließlich Sie verantwortlich.

Ob eine von Ihnen durchgeführte Prüfung fachlich korrekt ist und ob das erstellte Protokoll den für Sie geltenden Anforderungen genügt, können und wollen wir nicht beurteilen. Die Anwendung ersetzt weder die Fachkunde der prüfenden Person noch die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften und Normen.

Bei Abschluss eines Protokolls wird dieses zusätzlich als PDF auf Ihrem Gerät abgelegt. Für die Aufbewahrung dieser Kopie sind Sie selbst verantwortlich.

Nutzung des Zugangs

Ihr Zugang ist personengebunden. Die Weitergabe der Zugangsdaten an Dritte sowie die gemeinsame Nutzung eines Zugangs durch mehrere Personen sind nicht gestattet; für jede Person, die mit der Anwendung arbeitet, ist ein eigener Zugang erforderlich. Ein Zugang darf nicht weiterverkauft oder Dritten entgeltlich oder unentgeltlich überlassen werden.

Sie bewahren Ihre Zugangsdaten sorgfältig auf und teilen uns unverzüglich mit, wenn der Verdacht besteht, dass Unbefugte Kenntnis erlangt haben.

Technische Grenzen und Systemintegrität

Die Anwendung sieht Begrenzungen vor – etwa für die Zahl der Anfragen in einem Zeitraum und für den je Nutzer verfügbaren Speicher. Diese Grenzen dürfen nicht umgangen oder automatisiert ausgereizt werden.

Untersagt sind ferner: das Einbringen von Schadsoftware, Versuche, sich unberechtigt Zugang zu verschaffen, das Stören des Betriebs oder anderer Nutzer sowie das Testen auf Sicherheitslücken ohne unsere vorherige Zustimmung. Ein Zurückentwickeln der Anwendung ist unzulässig, soweit nicht gesetzlich erlaubt.

E-Mail-Versand

Die Versandfunktion dient dem Übermitteln Ihrer Protokolle an die jeweiligen Empfänger. Sie darf nicht für unverlangte Massensendungen, Werbung oder sonstige Nachrichten genutzt werden, für die keine Empfangsberechtigung besteht.

Sie stellen sicher, dass Sie berechtigt sind, die von Ihnen eingegebenen Empfängeradressen zu diesem Zweck zu verwenden.

Sprachaufnahmen

Die Anwendung bietet die Möglichkeit, Text zu diktieren. Sie stellen sicher, dass Sie zur Aufnahme berechtigt sind – insbesondere, dass Sie keine Gespräche mit Dritten ohne deren Einwilligung aufzeichnen.

Ihre Daten bleiben Ihre Daten

An den von Ihnen erstellten Inhalten erwerben wir keine Rechte. Wir nutzen sie ausschließlich, um Ihnen die vereinbarte Leistung zu erbringen, und werten sie nicht zu Werbe- oder Trainingszwecken aus.

Sie können Ihre Inhalte jederzeit exportieren; bei Abschluss eines Protokolls wird zusätzlich eine PDF-Kopie auf Ihrem Gerät abgelegt.

Freistellung

Verstoßen die von Ihnen eingegebenen oder versendeten Inhalte gegen Rechte Dritter oder gegen diese Bedingungen und werden wir deshalb in Anspruch genommen, stellen Sie uns von berechtigten Ansprüchen Dritter frei. Wir informieren Sie unverzüglich über eine solche Inanspruchnahme und stimmen die Verteidigung mit Ihnen ab.

Testphase

Die Anwendung befindet sich in einer Testphase. Sie läuft zwei Wochen ab dem 15. September 2026 und endet damit am 29. September 2026. Eine Verlängerung ist möglich. Vor Ablauf teilen wir Ihnen per E-Mail an die hinterlegte Adresse mit, ob die Testphase verlängert oder beendet wird. Erfolgt keine Mitteilung, läuft sie zu den bisherigen Bedingungen weiter.

Die Nutzung während der Testphase ist vollständig kostenfrei und unverbindlich. Es entsteht keine Zahlungspflicht, und die Testphase geht nicht von selbst in ein kostenpflichtiges Nutzungsverhältnis über.

Ein Anspruch auf ständige Verfügbarkeit, auf einen bestimmten Funktionsumfang oder auf den dauerhaften Erhalt der von Ihnen eingestellten Inhalte besteht während der Testphase nicht.

Einzelne Funktionen sind während der Testphase abgeschaltet. Das betrifft insbesondere die Spracheingabe und die Formularerkennung aus Fotos.

Laden Sie Protokolle, die Sie dauerhaft benötigen, als PDF herunter und bewahren Sie sie außerhalb der Anwendung auf.

Erweiterter Testzugang

Wir können einzelnen Nutzerinnen und Nutzern befristet Funktionen freischalten, die später kostenpflichtig sein sollen, um sie vorab zu erproben. Die Auswahl treffen wir nach eigenem Ermessen; ein Anspruch auf Teilnahme besteht nicht.

Ein solcher Testzugang ist unentgeltlich und auf den jeweils mitgeteilten Zeitraum befristet. Er endet mit Ablauf dieses Zeitraums automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf, und geht nicht in ein kostenpflichtiges Nutzungsverhältnis über. Danach stehen die betroffenen Funktionen nur noch im Rahmen des jeweils für Sie geltenden Zugangs zur Verfügung.

Inhalte, die Sie während des Testzugangs erstellt haben, bleiben Ihnen erhalten. Sie können sie weiterhin einsehen und als PDF herunterladen, auch wenn sich die zugrunde liegende Funktion danach nicht mehr nutzen lässt.

Rückmeldungen

Wenn Sie uns Rückmeldungen, Fehlerberichte oder Verbesserungsvorschläge zukommen lassen, dürfen wir diese zur Weiterentwicklung der Anwendung verwenden, ohne dass Ihnen daraus eine Vergütung oder ein sonstiger Anspruch entsteht. Eine Pflicht zur Umsetzung besteht nicht.

Bitte übermitteln Sie uns dabei keine vertraulichen Informationen und keine personenbezogenen Daten Ihrer Kundinnen und Kunden. Für die Beschreibung eines Fehlers sind sie nicht erforderlich.

Keine Gewähr während der Testphase

Die Anwendung wird während der Testphase weiterentwickelt. Es kann dabei zu Störungen und Ausfällen kommen, Funktionen können fehlerhaft arbeiten, Ergebnisse können unvollständig oder falsch sein, und es kann zum Verlust eingestellter Daten kommen. Eine Gewähr für einen fehlerfreien oder ununterbrochenen Betrieb übernehmen wir während der Testphase nicht.

Prüfen Sie deshalb jedes Protokoll vor seiner Verwendung auf Richtigkeit und Vollständigkeit und sichern Sie es als PDF außerhalb der Anwendung. Die fachliche Verantwortung für Inhalt und Ergebnis eines Protokolls liegt in jedem Fall bei Ihnen.

Da wir die Nutzung während der Testphase unentgeltlich überlassen, haften wir nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie eine zwingende gesetzliche Haftung bleiben hiervon unberührt.

Änderungen, Unterbrechungen und Registrierungsstopp

Wir können einzelne Funktionen während der Testphase jederzeit ändern, einschränken oder ganz abschalten – auch ohne vorherige Ankündigung. Ebenso kann der Betrieb für Wartungsarbeiten oder aus technischen Gründen vorübergehend unterbrochen werden.

Die Zahl der täglich möglichen Neuanmeldungen ist begrenzt. Ist sie erreicht, ist eine Registrierung an diesem Tag nicht mehr möglich; sie ist am Folgetag wieder möglich. Aus technischen oder betrieblichen Gründen kann es auch darüber hinaus zu vorübergehenden Registrierungsstopps kommen. Ein Anspruch auf Zugang zur Testphase besteht nicht.

Sollten wir den Dienst vollständig einstellen, teilen wir Ihnen dies mindestens zwei Wochen vorher per E-Mail an die hinterlegte Adresse mit. In diesem Zeitraum können Sie Ihre Inhalte weiterhin abrufen und als PDF herunterladen.

Nach der Testphase

Geplant ist, die Anwendung nach der Testphase in verschiedenen Zugängen anzubieten: einen dauerhaft kostenlosen Zugang mit eingeschränktem Umfang und darüber hinaus kostenpflichtige Zugänge mit weitergehenden Funktionen. Wann das sein wird und wie die Zugänge im Einzelnen zugeschnitten sind, steht noch nicht fest.

Bestehende Konten gehen zu diesem Zeitpunkt automatisch in den kostenlosen Zugang über. Ein kostenpflichtiger Zugang kommt ausschließlich dadurch zustande, dass Sie ihn ausdrücklich beauftragen. Aus der Testphase entsteht kein automatisch fortlaufender und kein kostenpflichtiger Vertrag. Ohne Beauftragung entstehen Ihnen zu keinem Zeitpunkt Kosten.

Der kostenlose Zugang kann weniger umfassen, als Ihnen während der Testphase zur Verfügung stand. Einzelne Funktionen können darin entfallen oder mengenmäßig begrenzt sein – etwa die Zahl der Vorlagen, die Sie anlegen können, oder der Umfang der sprach- und bildgestützten Funktionen. Dass eine Funktion in der Testphase verfügbar war, begründet keinen Anspruch darauf, sie dauerhaft unentgeltlich nutzen zu können.

Mindestens vier Wochen vor der Umstellung teilen wir Ihnen per E-Mail an die hinterlegte Adresse und in der Anwendung mit, welche Zugänge es geben wird, was der kostenlose Zugang umfasst und was er nicht umfasst.

Inhalte, die Sie bis dahin erstellt haben, bleiben erhalten, auch wenn sie den Umfang des kostenlosen Zugangs überschreiten. Sie werden nicht gelöscht; Sie können sie weiterhin einsehen und als PDF herunterladen. Begrenzt sein kann lediglich, ob und in welchem Umfang Sie darüber hinaus Neues anlegen können.

Sie sind nicht verpflichtet, einen kostenpflichtigen Zugang zu wählen. Sie können den kostenlosen Zugang weiternutzen, jederzeit auf einen kostenpflichtigen wechseln oder Ihr Konto löschen.

Änderungen des Leistungsumfangs

Nach Ende der Testphase können wir den Umfang der Anwendung ändern, wenn dafür ein triftiger Grund besteht. Ein solcher liegt insbesondere vor, wenn ein von uns eingesetzter Dienst nicht mehr oder nur noch zu wesentlich veränderten Bedingungen verfügbar ist, wenn eine Änderung aus Gründen der Sicherheit oder des Datenschutzes erforderlich ist, wenn sie einer Anpassung an geänderte rechtliche oder technische Rahmenbedingungen dient oder wenn eine Funktion nachweislich kaum genutzt wird und ihr Betrieb in keinem angemessenen Verhältnis zum Aufwand steht.

Änderungen, die Ihren Zugang zur Anwendung oder deren Nutzbarkeit für Sie mehr als nur unerheblich beeinträchtigen, teilen wir Ihnen mindestens 30 Tage vor ihrem Wirksamwerden per E-Mail an die hinterlegte Adresse mit. Sind Sie mit der Änderung nicht einverstanden, können Sie bis zu ihrem Wirksamwerden kündigen; bereits im Voraus gezahlte Entgelte erstatten wir Ihnen für den nicht genutzten Zeitraum anteilig zurück.

Änderungen, die den Zugang und die Nutzbarkeit nicht beeinträchtigen – etwa Fehlerbehebungen, Sicherheitsaktualisierungen oder zusätzliche Funktionen –, können wir jederzeit vornehmen. Eine Pflicht zur Weiterentwicklung der Anwendung besteht nicht.

Beendigung des Dienstes

Wir können den Betrieb der Anwendung einstellen. Ein Grund ist dafür nicht erforderlich. Nach Ende der Testphase teilen wir Ihnen die Einstellung mindestens drei Monate vorher per E-Mail an die hinterlegte Adresse und in der Anwendung mit; für die Dauer der Testphase gilt die kürzere Frist aus dem Abschnitt „Änderungen, Unterbrechungen und Registrierungsstopp".

Ebenso können wir das Nutzungsverhältnis mit einzelnen Nutzerinnen und Nutzern ordentlich und ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende beenden. Das Recht beider Seiten zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Sie können Ihr Konto und einen kostenpflichtigen Zugang jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums beenden.

Bis zum Wirksamwerden der Beendigung können Sie Ihre Inhalte weiterhin abrufen und als PDF herunterladen. Im Voraus gezahlte Entgelte erstatten wir Ihnen für den nicht genutzten Zeitraum anteilig zurück.

Aufzeichnung von Arbeitszeiten

Die Anwendung bietet eine Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen. Die Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes und die Pflicht, die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren, treffen Sie; wir erfüllen sie nicht für Sie. Ob, für wen und in welchem Umfang Sie aufzeichnen, entscheiden Sie.

Wir gewährleisten weder die Vollständigkeit noch die Richtigkeit der von Ihnen eingetragenen Zeiten. Die Anwendung rechnet nur, was Sie eingeben.

Beachten Sie insbesondere den Abschnitt „Löschung ungenutzter Konten": Mit dem Konto werden auch erfasste Arbeitszeiten gelöscht. Laden Sie Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen, rechtzeitig als PDF herunter und bewahren Sie sie außerhalb der Anwendung auf.

Löschung ungenutzter Konten

Konten, über die drei Monate lang keine Anmeldung erfolgt ist, werden einschließlich aller darin gespeicherten Inhalte gelöscht. Vierzehn Tage vor der Löschung weisen wir Sie per E-Mail an die hinterlegte Adresse darauf hin. Melden Sie sich in diesem Zeitraum an, beginnt die Frist von Neuem.

Unabhängig davon können Sie Ihr Konto jederzeit selbst löschen.

Missbrauch

Wir behalten uns vor, bei einem Verstoß gegen diese Bestimmungen den Zugang vorübergehend zu sperren oder das Vertragsverhältnis zu beenden. Vor einer dauerhaften Sperre werden wir Sie – soweit möglich und zumutbar – zuvor darauf hinweisen und Ihnen Gelegenheit geben, Ihre Daten zu sichern.

Bei einer unmittelbaren Gefahr für den Betrieb, die Sicherheit der Daten oder andere Nutzer können wir den Zugang ohne vorherige Ankündigung sperren. Wir informieren Sie in diesem Fall unverzüglich danach.

Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Soweit Sie Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen sind, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis unser in der Anbieterkennzeichnung angegebener Sitz. Wir sind berechtigt, auch an Ihrem allgemeinen Gerichtsstand zu klagen. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Regelungen.

Schlussbestimmungen

Mitteilungen, die sich auf dieses Vertragsverhältnis beziehen, können in Textform erfolgen; die E-Mail an die jeweils hinterlegte Adresse genügt. Halten Sie Ihre E-Mail-Adresse deshalb aktuell.

Sie können Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit unserer vorherigen Zustimmung auf Dritte übertragen. Wir dürfen das Vertragsverhältnis im Fall einer Übertragung des Geschäftsbetriebs auf einen Rechtsnachfolger übertragen; wir teilen Ihnen dies mindestens vier Wochen vorher mit, und Sie können bis zum Wirksamwerden kündigen.

Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.